영문 비즈니스 이메일 작성법 및 팁 예시 3개

영문 비즈니스 이메일은 국제적인 비즈니스 환경에서 필수적인 소통 도구입니다. 그러나 영어에 익숙하지 않은 사람들에게는 부담스러울 수 있습니다. 제가 처음 영문 비즈니스 이메일을 쓸 때도 어떻게 해야 할지 막막했지만, 몇 가지 기본 원칙과 팁을 따르면서 자신감을 얻게 되었습니다. 이 글에서는 영문 비즈니스 이메일을 작성할 때 중요한 요소와 저의 경험을 바탕으로 한 유용한 팁을 소개하겠습니다.

 

1. 이메일 제목은 명확하고 간결하게

이메일의 제목은 수신자가 이메일을 열도록 유도하는 첫 번째 요소입니다. 제목은 간결하면서도 이메일 내용이 무엇인지 명확하게 전달해야 합니다. 개인적으로는 처음 영문 이메일을 보낼 때 제목을 너무 복잡하게 작성하는 실수를 했습니다.

예를 들어, "Request for Your Feedback on the Upcoming Meeting and Suggestions for Improvements"와 같은 긴 제목을 썼는데, 나중에 배운 것은 "Meeting Feedback Request"처럼 간결하고 명확하게 쓰는 것이 효과적이라는 점입니다.

제목은 50자 이내로 간결하게 쓰고, 이메일 내용과 관련된 핵심 정보를 포함하세요.

2. 적절한 인사말 사용하기

비즈니스 이메일에서 첫 인사말은 매우 중요합니다. 상대방과의 관계나 상황에 따라 적절한 인사말을 선택해야 합니다.

예를 들어, 비공식적인 이메일에서는 "Hi [이름]"이나 "Hello [이름]"을 사용할 수 있지만,

공식적인 이메일에서는 "Dear Mr./Ms. [성]"이 더 적절할 수 있습니다.

제가 처음 해외 파트너에게 이메일을 쓸 때 "Hi"로 시작했다가, 나중에 그 파트너가 높은 직책의 사람이라는 것을 알고 후회했던 적이 있습니다.

그 이후로는 처음 이메일을 보낼 때 항상 "Dear"로 시작하고 상대방과 어느 정도 친해지면 더 캐주얼한 인사말을 사용합니다.

처음 이메일을 보낼 때는 더 격식 있는 인사말을 사용하고,
이후 대화를 나누면서 관계에 맞는 인사말을 선택하세요.

3. 이메일 본문: 간결하고 명확하게

비즈니스 이메일은 주로 짧고 명확하게 쓰는 것이 좋습니다. 여러 주제를 한 이메일에 담는 것보다는, 한 가지 주제에 집중해서 쓰는 것이 효율적입니다. 저의 경험에 따르면, 긴 이메일은 상대방이 중간에 읽기를 포기하거나 중요한 정보를 놓칠 가능성이 높습니다.

특히 영어로 된 이메일을 작성할 때, 길게 쓰려고 애쓰다 보면 문법 오류도 생기기 쉬웠습니다.

이제는 한 문단에 하나의 메시지만 담으려고 하고, 가능한 한 간결하게 표현하려고 노력합니다.

필요한 경우엔, 목록 형식으로 정보를 나열해 가독성을 높입니다.

핵심 내용을 먼저 언급하고, 세부 사항은 짧게 설명하세요. 필요 시 번호나 목록을 사용하여 가독성을 높이세요.

4. 명확한 요청과 마감일 표시

이메일을 작성할 때는 상대방이 무엇을 해야 하는지 명확하게 전달하는 것이 중요합니다.

요청사항이 명확하지 않으면, 수신자는 혼란스러워하고 이메일의 목적을 이해하지 못할 수 있습니다. 특히 마감일이 있거나 즉각적인 행동이 필요한 경우, 반드시 해당 내용을 강조하세요.

제가 한 번은 중요한 프로젝트에 대해 이메일을 보냈는데, 상대방에게 구체적인 요청을 하지 않고 그저 "검토해 주세요"라고만 썼습니다. 결국 원하는 답변을 받지 못해 시간이 지체된 경험이 있습니다.

그 이후로는 요청 사항을 명확히 하고, 언제까지 답변이 필요한지도 반드시 적습니다.

이메일 끝부분에 "Please let me know by [마감일]"과 같이 명확한 마감일을 적어주세요.

5. 적절한 마무리 인사

이메일을 마무리할 때도 상황에 맞는 인사말을 사용하는 것이 중요합니다. 공식적인 이메일에서는 "Sincerely"나 "Best regards"와 같은 마무리 인사가 적절합니다. 저는 처음 비즈니스 이메일을 작성할 때 "Thanks"로 끝맺었는데, 나중에 더 정중한 표현이 필요했던 상황이라는 것을 깨달았습니다. 특히 첫 이메일이나 공식적인 이메일에서는 조금 더 격식 있는 마무리가 중요합니다.

공식적인 자리에서는 "Best regards", "Sincerely"와 같은 표현을 사용하고, 덜 공식적인 자리에서는 "Best", "Thanks" 등을 사용할 수 있습니다.

6. 첨부파일 확인 및 재확인

이메일을 보내기 전 반드시 첨부파일이 제대로 포함되었는지 확인하세요. 특히 중요한 문서를 첨부하는 경우, 이를 빠뜨리는 실수를 자주 하게 됩니다. 제가 이메일을 처음 보냈을 때, 첨부파일을 빠뜨리는 실수를 자주 했습니다. 그 결과, 상대방이 다시 요청하는 이메일을 보내는 번거로운 일이 발생하곤 했습니다.

 "I have attached [문서 이름] for your reference." 같은 문장을 포함해 첨부 파일이 있다는 것을 상기시키고, 보내기 전에 확인하는 습관을 들이세요.

7. 프로페셔널한 서명 설정

비즈니스 이메일에서는 자신의 신원을 명확하게 나타내는 서명을 사용하는 것이 좋습니다.

서명에는 이름, 직책, 회사명, 연락처 등을 포함해 상대방이 쉽게 연락할 수 있도록 합니다. 처음 이메일을 작성할 때는 서명에 이 모든 정보를 포함하지 않아서 상대방이 저를 다시 찾기 어려운 경우가 있었습니다.

서명에 기본적인 연락 정보를 포함하고, 서명 양식을 일관성 있게 사용하는 것이 좋습니다.

 

영문 비즈니스 이메일 작성 예시 1: 회의 일정 조율

제목: Request to Reschedule the Meeting

본문:
Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you well. I would like to request a change in our meeting schedule due to a conflicting engagement on my end. Could we possibly move our meeting from Tuesday, January 10th to Thursday, January 12th at 10 AM?

Please let me know if this new time works for you. I apologize for any inconvenience this may cause and appreciate your understanding.

Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Your Contact Information]

---

영문 비즈니스 이메일 작성 예시 2: 자료 요청

제목: Request for Q4 Financial Reports

본문:
Hi Ms. Taylor,

I hope you are doing well. I am writing to request the Q4 financial reports for the recent project we discussed. Could you please share them with me by the end of this week? Having these reports will help us finalize the budget proposal.

If there is any issue with the timeline, kindly let me know. Thank you for your assistance.

Sincerely,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Your Contact Information]

---

영문 비즈니스 이메일 작성 예시 3: 고객 서비스 피드백 요청

제목: Request for Feedback on Recent Service

본문:
Dear Customer,

Thank you for using our services. We continuously strive to improve our offerings and would greatly appreciate your feedback on your recent experience with our team. If you have a few moments, could you please complete the brief survey linked below?

Your input is valuable in helping us serve you better.

Thank you for your time and consideration.

Best regards,
[Your Name]
Customer Support Manager
[Company Name]
[Contact Information]